Im Büroalltag kommen verschiedene Dateiformate zum Einsatz. Die Wahl des geeigneten Formats ist jedoch wichtig, um eine Nachnutzung oder Sicherung zu ermöglichen. Je nach Arbeitsvorgang kann es daher empfehlenswert sein, die Dateien in offenen oder geschlossenen Formaten zu speichern. Das lässt sich je nach Formatart ganz einfach in die Tat umsetzen. Damit das gelingt, ist vor dem Abspeichern zu überlegen, welches Dateiformat am sinnvollsten erscheint.
Warum benötigen wir verschiedene Dateiformate?
Wer am PC arbeitet, möchte zu einem gewissen Zeitpunkt Informationen, Bilder, Videos oder Texte abspeichern sowie übertragen. In diesem Zusammenhang kommen Dateiformate ins Spiel. Je nach Inhalt kommen verschiedene Dateitypen infrage. Dabei stoßen Anwender in der Regel auf verschiedene Dateiformate, die nahezu unendliche Möglichkeiten im Abspeichern und Sichern bieten. Dennoch eignet sich nicht jedes Format für jede Datei. Hier gilt es, ein paar wichtige Punkte zu beachten. Neben Dateigröße sind auch Farbe, Qualität und Dateikomprimierung entscheidend.
Bild- und Grafikformate
Im Bereich Bilder, Texte und Grafiken ist das PDF-Format sehr beliebt. Es lässt sich plattformunabhängig nutzen und ist somit für unterschiedliche Betriebssysteme wie Windows, Linux oder MAC OS geeignet. Neben Texten, Bildern sowie Grafiken lassen sich auch Präsentationen mit Tabellen oder Videos ganz einfach abspeichern. Sollen mehrere Dateien zeitsparend versendet, bearbeitet oder gedruckt werden, ist es möglich, PDF zusammenfügen, ohne dass die Qualität leidet. Die Dateien lassen sich mit dem Acrobat Reader spielend einfach öffnen, anzeigen und nachvollziehen. Zudem sind PDF-Dateien anders als Word- oder Pages-Dateien sicher in der Anwendung. Nach dem Abspeichern ist das Dokument gesperrt und lässt sich ohne viel Aufwand nicht mehr bearbeiten. Deshalb kommt dieses Format gern im geschäftlichen oder privaten Bereich zur Anwendung.
Pixelgrafikformate
In Sachen Bilder und Fotos ist das JPG-Format weit verbreitet. Die meisten Anwender nutzen es nicht nur auf dem PC, sondern auch, um Bilder auf Smartphones oder im Internet zu speichern. Das Format ist sicher und vor allem deshalb beliebt, weil es wenig Speicherplatz benötigt. Darüber hinaus lassen sich Bilder im JPG-Format einfach abspeichern und weiterverarbeiten. Allerdings kann eine Nachbearbeitung und wiederholtes Abspeichern zu Qualitätsverlusten führen. Bei jeder Speicherung kommt es zu Komprimierungen. Wer das vermeiden möchte, sollte die Bilder besser mit PDF kombinieren, damit es nicht zu unerwünschter Verpixelung kommt.
Textdateien
TXT, ODT oder DOC – es gibt viele verschiedene Textdateiformate, doch am häufigsten kommt das DOC- oder DOCX-Format zum Einsatz. Es gilt als sicheres Textverarbeitungsformat und wird von zahlreichen Programmen wie OpenOffice oder Apple verwendet. Der Vorteil ist, dass sich in einer DOC oder DOCX nicht nur Informationen und Texte einbeziehen lassen. Es ist auch möglich, Bilder, Grafiken, Diagramme oder Tabellen zu integrieren. Da sich die Dateien sehr einfach handhaben, erstellen und ergänzen sowie bei Bedarf mit einem Passwort schützen lassen, ist es kein Wunder, dass dieses Dateiformat sehr beliebt ist.
Für jeden Bereich gibt es passende Dateiformate. Um welches Format es sich handelt, lässt sich an der Dateiendung erkennen. Für Druckdaten und die Übertragung von vertraulichen Daten ist PDF immer ratsam, da es optimale Ergebnisse liefert. Für Bilder oder Fotos sind PDF oder JPG und für Texte DOC am sinnvollsten. Durch die Unterscheidung der Formate lässt sich ein sicheres Arbeiten am Arbeitsplatz bei gleichbleibender Qualität gewährleisten.
